学习笔记《时间管理:如何充分利用你的24小时》

##什么是时间管理
时间管理是运用策略和技术,帮助你尽可能有效的利用你的时间

(上半部分)回顾:你目前是如何利用时间的

每30分钟记录一次时间的使用,每天进行记录,每周进行汇总,看时间都花到哪里了
睡觉:21小时;
吃饭:6小时;
学习/阅读:3小时
看电视:3小时
上网:6小时
打电话/发短信:
运动:3小时
工作时间:24小时
娱乐:
其他:
总计:66小时 6小时

三个非常重要的概念

意识是时间管理的先决条件,只有对于时间的流逝保持高度敏感,你才能成为一个有效的时间管理者
目标提供路线图
选择是难点

###自我意识至关重要的原因有三点:

  1. 通过更好地意识到你如何利用你的时间,你可能会发现某些地方可以做调整,就像我决定减少观看体育比赛的时间一样
  2. 通过更好地了解自己如何花费时间,你就有机会找到可以利用的时间。
  3. 通过对时间进行关注,通过计时间日志,你便开始把时间当做一种转瞬即逝的资产——生命时光——保持敏感

    目标提供路线图

    只有当你确定了努力的方向和目标时,你才能决定应该如何安排你的时间,这就是为什么我把目标设定称为路线图。
    目标设定就是在今天决定你6个月……1年……或者5年后,你想要在哪里,想要做什么。
    对于什么是短期目标,什么是长期目标,现在还没有一个广泛认可的标准,即便如此,我们也要做到有据可依,
    让我们把任何可以在一年内实现的目标称作短期目标,而把所有其他的目标称为长期目标。
    为了便于讨论,让我们把目标和任务区别开来,当我使用“任务”一词时,我指的是最近某个时间必须完成的一件杂务、差事或工作。
    (把你的任务写在工作清单上,把你的目标写在使命描述上中)。
    ####目标所应具备的四个重要的标准:
  4. 具体
  5. 有时间范围
  6. 很现实(可实现的)
  7. 对于目标制定者来说,它很重要

    回顾

  8. 通过深入了解你是如何使用时间的,你可以确定你可能需要在哪些方面做出改变
  9. 通过确认你的目标,你为实现自己的目标建立了一个行动路线图。

    (下半部分)高效的利用时间

  10. 你可以“创造”时间
    1. 精力
    2. 寻找时间空隙
    3. 杜绝浪费时间
  11. 拖延是大敌
  12. 策略和技巧
    1. 清理头脑和生活中的杂波
    2. 规则
      • 计划清单的神奇魔力
      • 确定事项优先次序的力量
    3. 集中精力的威力
    4. 技巧

      匹配时间和精力

      有效的时间管理不仅仅是寻找一天中的额外时间,还要将你的有效时间和你的有效精力匹配起来。
      在你追求有效的时间管理的过程中,并非所有的时间都是相同的。
      为了使你的每一个小时都尽可能的有效,你应该尝试在你感觉最清醒……也就是在你精力最充沛的时候去
      从事那些最艰巨的任务
      你在什么时间感觉精力最充沛?要在你精力最充沛的时候,处理那些最棘手,最困难的工作。如此一来,
      你将最有可能在最短的时间内完成这些工作,这便是有效的时间管理。
      一些专家甚至提出:提高效率的关键不是时间,而是精力。《全情投入的力量:管理精力,而不是时间,是提高效能和自我更新的关键》

      思考一下你的空隙时间

      请你花几分钟时间思考以下,在你典型的一周内,你的空隙时间有多少。空隙时间指的是你慢条斯理,无所事事的时间,
      而不是你富有成效地从事某一项工作的时间。想些办法,把这些时间更有效地利用起来吧。
      空闲时间 如何更有效地利用这些空闲时间
  13. 1.
  14. 2.
  15. 3.

    减少时间浪费

  16. 迅速决策:大量的时间浪费来自优柔寡断。一旦你掌握了你做决定所需要的事实,便迅速做出决定。
  17. 快速阅读:无论读什么书,都不要逐字阅读
  18. 提高记忆能力:具有良好记忆能力的人,可以更高效地展开工作

    战胜拖延的策略

    战胜拖延的策略

    关于大卫.艾伦《GTD》的总结

    分批处理(BATCHING)

    许多效率专家建议,在你计划每一天的工作时,你可以把同一时间或同一地点或用同一方式做的事情集中在一起去完成

    充分准备可以让你减少你要付出的汗水

    成功是75%的汗水,15%的准备加上10%的灵感

    过分计划也会让事情走向反面

    “花时间去思考,但当行动的时机到来时,要停止思考,开始进攻”——拿破仑.波拿巴

    体现你所有的计划和准备的实物产品是任务清单

    创建任务清单的方法有很多种。我每天早上一起床就做任务清单。因为清单中的很多任务是前一天留下来的,所有我不需要每天都起草一个全新的清单。
    我会回顾一下前一天的清单,加以修改作为当天的清单。
    许多人用笔和纸来创建任务清单。还有一些人使用手机和记事本。
    重要的是你参与了这样一个过程,确认每一天你所要做的事情是什么,以及你将如何和何时去做每一件事。
    “每一个有效的执行源自每日任务清单。它是迄今为止所发现的用于提高生产率的最强有力的工具”

    制作任务清单的理由有很多

  19. 组织效率
  20. 减轻压力
  21. 重申目标和优先事项
  22. 创造力
    首先,通过强迫自己制作任务清单,你便对你的时间进行了组织,你必须统筹考虑你需要完成的一切,并把它们写下来。
    通过考虑该做什么和不该做什么 ,为你的每一天创建一个时间框架。
    第二, 制作任务清单的一个很重要的原因是这可以帮你减轻压力,产生压力的一个原因是因为你担心有些事情你可能会忘记去做。
    当你对每一天的工作做好了安排,你的压力可能会减轻,因为你可以直观的看到每一天的工作安排——而不必再努力抓住那些漂浮在脑海中的任务
    第三,制作任务清单需要你考虑该如何使用你的时间及为何这样使用。你当然还会记得我们讨论过的关于目标和选择的问题。
    制作任务清单就是对目标设定和决策选择所进行的一项日常练习。
    第四,制作任务清单实际上可以是很有趣的。姑且把它当成创作一部微型小说,其中主要人物就是你自己。你所列出的工作就是一项创意策划的执行——因为
    主题是你,所以你的创造性才能会得到升华。你永远也不会知道,在单纯的制作任务清单的执行过程中,会迸发出什么样的想法或观点。

    确定任务的优先顺序

    斯蒂芬.柯维写了一本书,叫做《高效能人士的七个习惯》
    柯维告诉我们,成功不是一个偶然事件,更确切地说,成功就在于不断地做那些最有可能带来你所希望的结果的事。
    柯维建议,当你制作任务清单时,把每项任务归于以下四个象限之一:
    1重要而紧急,2紧急但不重要,3重要但不紧急,4既不紧急也不重要
    然后,他建议你确定优先次序。
    首先,你要做的当然是象限1中的内容——那些重要且紧急的项目,下一个是象限3——重要但不紧急的象限,下一个是象限2——紧急但不重要的象限,最后是象限4——既不紧急也不重要的象限

    再次回顾

  23. 在制作任务清单时,我们总是需要在紧急项目和重要项目之间进行平衡,在可能的情况下,要把重要项目放在紧急项目之前
  24. 成功的时间管理需要主动性而不是反应。我们都倾向于早晨起来并开始反应——检查电子邮件,语音信息,或处理那些在一夜之间冒出来的问题,
    相反,我们应该主动——采取那些能让我们向前推进,使我们更加接近自己的理想和目标的行动步骤。

    几个可以帮助你对自己任务清单中的项目确定优先次序的方法

  25. 艾伦.拉金于1973年写的《如何管理你的时间和生活》中作者建议,在每一天的开始,你也思考你所需要完成的项目,并对每一个项目按A、B、C分级,然后首先要去完成A级项目,然后B级项目,然后C级项目,有时,你可能无法顾忌B级和C级项目。
  26. “我要尽可能地强调:你必须确定优先要做的事情。有些人尽可能多地去做他们任务清单上的项目,他们把大部分项目都做完了,但有效性却很低,因为他们所做的大多是C级项目。有些人喜欢从任务清单的第一条开始做,然后依次向下,这同样没有对那些重要项目给予重视。最好的办法是在你的任务清单上按ABC优先级给每个项目进行标注……然后按照这个次序去完成你的任务清单。”——阿兰.拉金《如何管理你的时间和生活》
  27. 当然,对于所有这些确定优先次序的不同方式,都是说起来容易做起来难。有时紧急的胜过重要的。有时C任务必须在A任务之前得到解决。而有些人在不得不首先解决他们最难办的项目方面做的不是很好——他们需要先做完这天所有更容易做的项目之后,才能下决心去处理那些很正困难的任务。
    确定优先次序迫使你做出选择。俗话说:“会哭的孩子有奶吃”,意思时,有时候那些反应最快和噪声最大的人或事物会得到更多的关注。在进行优先次序排列的时候,你不能让那些发出“刺耳的噪音”的任务或项目来干扰你的注意力。你一定要经过深思熟虑,谨慎地决定哪些行为会使你更加接近你的目标,并首先去做那些事情。

    注意不要用忙忙碌碌来取代效率

  28. 无论是谈及确定优先次序,还是提高效率,这个教训是你要吸取的:注意不要用忙忙碌碌来取代效率
    Tim Ferriss,写了一本优秀的著作《每周工作四小时》(The Four Hour Work Week),在这本书里,费瑞斯强调的一点是:太多的人混淆了有大量的工作要做和去做那些使你更接近你的目标(效果)的事情之间的区别。
    “从最严格的意义上讲,你不应该每一天尝试去做很多的事情,你不应该试图用某种让人坐立不安的工作去填满你的每一秒钟。我花了很长时间才明白这点。我以前很喜欢那种以工作量来很亮成果的方法。
    其意图……在于提高个人生产率“——《每周工作四小时》
    费瑞斯指出了忙碌和效率之间的重要区别。
    费瑞斯指出,那些整天忙忙碌碌的人——忙完一个活动又忙另一个——事实上可能是以牺牲有效性为代价而维持其忙碌状态的。你的目标就是富有成效——即你所做的事情必须能够让你更加接近你的目标。

二八定律的重要性不亚于黄金法则

你的80%的成就来自于你的20%的行为。
比如说 :销售人员知道,他们80%的收入往往来自于他们的20%的客户。投资者知道,他们80%的收益来自于他们20%的投资。如此等等。
问题的关键——也就是这个定律富有挑战性的地方——即如何确切地知道,到底你的哪些行为和努力是关键的20%,从而使你获得巨大的成功。
告诉我你的一个目标。
告诉我你为了达到这个目标,你这在做的5件事。在这五件事情中,哪一件最有可能帮你达成这个目标?那么在这件事情上,你应该投入最大的精力和注意力。

想在工作中集中注意力?

那么,你就减少分心,排除干扰吧!以下是一些建议:
对于分心因素:

  1. 远离互联网
  2. 关掉手机
  3. 关闭所有电子邮件提示
  4. 拔掉电视机插头
  5. 将一切电子产品(如视频游戏)移除工作区域
    对于干扰因素:
  6. 如有可能,在工作时把房门关上
  7. 如果不可能,而且周围有其他人,那么你便
    • 戴一顶棒球帽,将帽舌下拉,表现出不友善的样子
    • 避免通经过的人目光接触
    • 戴耳机(即使什么都不播放)
    • 把一盒面巾纸放在身边,把其中几张皱巴巴的放在旁边,表明你感冒了
      分心和干扰是专注的大敌

      不要同时处理多个任务,那是自欺欺人

      时间是一件礼物。他让你有机会做一些了不起的事情。他可以诠释你独特的才能。他可以改变你的生活。

      我们都会得到每天24小时,每小时60分钟的礼物去做一些美妙的事情。
      每一小时——更别说每一天,每一周或更久——在你集中注意力的时候它都是一块非常强大的画板。

      吉姆最喜欢的提高效率和时间效能的技巧

  8. 摒弃
    • 学会迅速丢弃且不内疚。有收集癖的人讨厌这样做。要学会丢弃掉没用的东西。要删除电子邮件。东西越多意味着垃圾和杂波越多。你丢弃的越快,你越能轻装前进
  9. 立即做决定
    • 对于每天进入你工作日程的各项事务,要立即做出决定该如何处理。无论是一条短信,一封电子邮件,一个留言,一封书信……还是什么。
  10. 创建档案系统
    • 将属于某个单一项目的每一份文件,每一本书或文章放在一个地方
  11. 选择具体时间回复电话或邮件
    • 一天抽一或两次时间回复语音讯息、短信或电子邮件。如果你工作允许自己被不断地打扰,那么,你就永远无法把任何事情做好。专家认为,当人们在富有成效地进行工作时因收到打扰而中断工作,他们需要花费5-10分钟的时间才能恢复到原来的工作状态。
  12. 使用带有秒针显示功能的手表
    • 我不知道还有什么更好的方法能让你更加关注时间的流逝。
  13. 携带笔记本
    • 通过一些方便易用的方法,随时把一天来进入你脑海的想法记录下来。这样做,可以帮助你减少因担心会忘记一些你需要做的事情而带来的紧张。
  14. 学会浏览
    • 教会自己快速阅读。无论读什么书,你都不需要逐词阅读
  15. 寻求帮助
    • 毫不犹豫地寻求帮助。在做任何一件事情之前,通过寻找之前做过此事的人,并寻求他们的指导,你可以节省大量的时间。重新发明轮子毫无意义。
  16. 一次性完成任务
    • 只要有可能,要一次性或一个时间段内完成一项任务。
    • 帕金森法则说明:完成一项工作的时间会膨胀到你所拥有时间的极限。如果你有3小时去完成一个项目,那么,你将在3个小时内完成它。如果你有1个星期的时间,那么它将会用去你一个星期,而且很有可能,你所完成的产品也不见得就比3小时完成的产品更好。
  17. 继续前进——做完的就完了
    • 在你完成一项测试、一本书、一个项目或者一天的工作后,就不要再去想它。一切都结束了。那已经是过去的事了。不要浪费宝贵的精力去设想会发生什么。

      有关时间管理需要记住的十个最重要的观点

  18. 自我意识是先决条件
    • 只有当你真正意识到你是如何支配时间的,你才能去管理你的时间。
    • 我建议你记一个星期的时间日志,观察一下在哪些方面你可以重新分配你的时间支出
  19. 目标设定是第一步
    • 除非你确定了你想要达到的目的和想要达成的目标,否则不必为时间的流逝而担心。
    • 如果连自己应该朝哪个方向去都不知道,那你是在盲目地旅行
  20. 选择是艰难的
    • 时间管理最终就是关于做出选择的。
    • 你每天都有24小时的时间可用。每星期168小时。你该去如何去使用这些时间。选择权在你手里。
    • 目标达成讲的就是做出艰难的选择,就是在许多需要你付出时间的、相互竞争的需求中做出选择
  21. 你可以“创造”时间
    • 寻找方法将非生产性时间转变为生产性时间。找出一天或一周中的空闲时间。你可以富有成效地利用这些时间,而不是待在那里等待事情发生
    • 通过运动和健康饮食增加你的能量。在你的每一个小时里,你的精力越充沛,这一个小时对你实现目标所发挥的作用就越大。
  22. 拖延是大敌
  23. 要有一颗“似水之心”
    • 如果你能够清理你的工作区域,你的生活,并最终清理你思想中的杂波,你将会显著增加你的工作成效。
    • 杂波是高效和强大思想的障碍
    • 当你清理了思想中的杂波,你的思想就获得了解放
  24. 计划和准备是值得花精力去做的
    • 通过提前考虑你想在某一特定事件中或在某一个特定时间内达成什么样的目标,你可以增加成功实现自己所要做的事情的预期
  25. 通过确定优先次序,你可以做到去芜存菁
    • 通过确定优先次序意味着决定什么时候你要做什么
    • 通过确定哪些是重要的项目,对你的每一天和生活进行组织,你可以增加你想要达成自己目标的可能性
    • 确定优先次序的方法之一是记住二八定律,也就是说,导致打成你目标的80%的进展来自你20%的活动
  26. 专心致志是问题的关键所在
    • 通过减少干扰并将注意力集中于手头的工作,你可以使自己努力的效果成果增长。
    • 分心是梦想的杀手。它们会削弱你的聪明才智。当你决定工作时,那么就工作,不要让来自外界的干扰打断你的努力。
  27. 选择对你来说行之有效的时间管理技巧
    • 我们已经确认了能沟通提高效率的时间管理技巧,有一些可能会让你感到有意义,有一些则不然。
    • 你可以对不同的方法进行试验和尝试。关键是要努力把你的每一个小时使用尽可能合理有效。